Groupware

あらゆる業務をひとまとめに！

業務をこなすうえでテレワークの業務全般をカバーする、グループウェアの「 G Suite 」と「 Office 365」について、ご紹介します。

これら2つのグループウェアにはそれぞれ、「メール機能」、「カレンダー」、「文章編集」、「web会議」など、チームで業務を行う上では欠かせない機能がひとまとめになっています。

ここでは、この２つの違いや、おすすめの点を紹介していきます。

主な機能	G suit	Office365
最大ユーザー数	制限なし	プランごとに制限あり
メール	G mail	Outlook
文書作成	Google ドキュメント	Word
表計算	Google スプレッドシート	Excel
プレゼンテーション	Google スライド	PowerPoint
クラウドストレージ	Google ドライブ 容量：無制限	One Drive 容量：1TB
カレンダー	Google カレンダー	Outlook
データセンター	海外	国内3か所 （大阪、東京、埼玉）

特にデータセンターの所在位置の違いは大きいです。G suitは国外、Office365は国内（関東と関西）となっています。

G suitは国外の数か所に点在しているため、災害や事故によるデータの消失は限りなく０に近いでしょう。けれども、金融機関や官公庁などは重要なデータを会社の規定により制限していることもあり、利用できない可能性があります。

Office365は国内にあるため、そのような会社からは支持されるでしょう。けれども、データセンターは国内のみなので、災害や事故によるデータの消失のリスクは多少上がります。

G suit​

G suitのメリット

共有や同時編集が容易に可能

無制限にユーザーを追加可能

共有や同時編集が容易に可能

ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションをチームのメンバーや社外のユーザーと共有できます。マスタファイルの編集は複数人で同時に行うことができ、他のユーザーが行っている編集をリアルタイムで見ることができます。 これにより、業務スピードを上げられ、マージなどの作業も必要ないので業務の効率化につながります。

無制限にユーザーを追加可能

もうひとつ大きな利点は、無制限にユーザーを追加できることです。G suitは各プランで無制限にユーザーを増やせます。（Office365ではBusiness Premiumは300人未満。それ以上はEnterpriseプラン）。 さらに、G Suite Business 以上のプランなら、メールやオンラインストレージの容量を無制限で利用できます。 ゆえに、将来的に会社の経営規模が大きくなった場合にも、プランのアップグレードが必要なく、料金単価の増加の心配がないです。

G suitのデメリット

インターネット接続が必須

中国で使用不可能

インターネット接続が必須

インターネット環境が必要不可欠であるため、回線環境が悪い場所では作業の効率が悪くなります。

中国で使用不可能

グローバルに対応していて、出張で世界各国に行く、もしくは海外の企業との取引が多いときにG suitは利便性は高いです。
けれども、注意しなければならないのは、中国などの一部の国では利用不可な点です。そのため、頻繁に中国に出張や中国企業との取引を行う、中国に支社がある場合は、G suitの利用は適さないでしょう。

Office365のメリット

作業するのにオンラインとオフラインを選ばない

文字のフォントの種類や枠の細かい設定が可能

Teamsというコミュニケーションツールも搭載されている

作業するのにオンラインとオフラインを選ばない

Office365はオンラインでも、オフラインでも利用できるのが大きな魅力の一つといえます。デスクトップ版のOfficeアプリは、パソコンにアプリをインストールしての利用のため、オフラインでもWordやExcel、PowerPoint等を利用できます。（outlookのメールに関しては送受信以外はオフラインで可能）
保存する場合もローカルに保存するのでオフライン状況で開始から終了までの一連の業務をこなすことができます。

文字のフォントの種類や枠の細かい設定が可能

資料の見た目を重要視したいという企業には利便性が高いです。
テーマの種類や文字のフォントの種類が豊富なので、見た目で相手にインパクトを与えることに関して非常に長けています。リモートでの営業が今後増えていくことも予想されますので、一層資料の作成には工夫が必要になります。
そのため、資料の出来の善し悪しが、相手企業との取引との結果に直結する可能性があるため、魅力といえるでしょう。

Teamsというコミュニケーションツールも搭載されている

Teamsというコミュニケーションツールも使えるのも大きな魅力です。Teamsはチャットやチーム機能、カレンダー機能などがあります。
さらに、Teamsは他のOfficeツールとの連携を想定して開発されたため、Officeツールとの連携が容易です。これにより、チームでのファイルの共有や仕事上のコミュニケーションも行いやすいです。
Teamsでの会議に参加できるメンバーが最大250人かつ、時間が無制限という点も優れています。従業員が多い企業、長時間の会議が多い企業では、有効なツールとして使用できます。

Office365のデメリット

使用可能台数制限あり

使用可能台数制限あり

ユーザーの上限が存在するため、会社の将来的な社員の増加の際にプランのアップグレードが必要な点です。300人未満ならBusinessプランですが、300人以上はEnterpriseプランにする必要があります。 それに伴い、料金も上がるのが懸念される点です。
さらに、ユーザーごとに1ユーザーにつき使用可能台数の制限があります。 Office 365の規定によると、1ユーザーごとにインストールできる台数はPC5台、スマートフォン5台、タブレット5台の合計15台という内訳になっています。
つまり、1ユーザーで15台のPCや15台のスマートフォンにインストールということはできないため、不便が生じる可能性があります。